Kokousten antia

Yhteenvedot kokouksissa tehdyistä päätöksistä aikajärjestyksessä siten, että uusin on ensimmäisenä:





HALLITUKSEN KOKOUS 6.2.2017

- Päätettiin, että Johanna Husa-Russell alkaa hallituksen varajäseneksi.
- VIP-viikon (Viikko Ilman Pelejä) moniste käytiin läpi ja päätettiin tulostaa noin 100kpl koululle
- Kesäkuussa koululla pidetään yhdessä kyläyhdistyksen kanssa tapahtuma koululla, järjestelyistä sovitaan myöhemmin
- Osallistutaan mahdollisuuksien mukaan kylällä järjestettäviin Suomi 100 vuotta- tapahtumiin
- Keskusteltiin monipelipöydän hankkimisesta nuorisotilaan, kysytään koululta mielipidettä asiaan ja päätetään asiasta sen jälkeen
- Puheenjohtaja selvittää koululta tilataanko mediakasvatukseen liittyvää lehteä oppilaiden kotiin.
- Jäsenten "palkitsemisesta" keskusteltiin.
- Sovittiin, että päivitetty tiedote vanhempainyhdistyksen toiminnasta toimitetaan rehtorille, joka jakaa sen Wilman kautta vanhemmille.


JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 9.11.2016
(pöytökirja päivitetään sivustolle myöhemmin)


VUOSIKOKOUS 2.11.2016


- Edellisen toimintakauden tilinpäätös käytiin läpi ja vahvistettiin. Käytiin läpi yhdistyksen taloustilanne ja jäsentilanne. Yksi jäsen maksamattomien jäsenmaksujen perusteella katsottu eronneeksi. 
- Toimintasuunnitelma käytiin läpi ja hyväksyttiin muokkauksen jälkeen.
- Talousarvio kaudelle 2016-2017 käytiin läpi ja vahvistettiin.
- Sovittiin jäsenmaksun suuruus kuluvalle kaudelle.
- Ilmoituskanaviksi valittiin sähköposti ja sosiaalinen media.
- Puheenjohtajaksi valittiin Heidi Kotala-Paaluharju.
- Hallitukseen valittiin jäseneksi Hanna Ramlin, Marjo Ruokamo, Anne Ollila ja Sari Laitinen . Varajäseneksi valittiin Tarja Engström.
- Toiminnantarkastajana jatkaa Anna-Liisa von Fielitz. Varatoiminnantarkastajana jatkaa Eepu Soini.
Järjestäytymiskokous sovittiin pidettävän 9.11.2016 Hirvaan koululla.



SÄHKÖPOSTIKOKOUS 7.-15.1.2016
- Käytiin läpi yhdistyksen jäsentilanne, uusia jäseniä liittynyt.
- Käytiin läpi yhdistyksen taloustilanne. Joulupukkipalvelu ja tuotemyynti toteutunut. Tuottoa saatu.
- Lapsi-aikuinen liikuntakerhosta keskusteltiin ja päätettiin käytännön järjestämiseen liittyvät asiat.
- Toukokuussa jäsenten liikuntailtapäivää varten saatu golf-tarjous käytiin läpi. Jäädään odottamaan vielä muut tarjoukset.
Muut asiat:
- Kakkutukun ja Oppi&Ilon tuotteita tilanneiden kesken on arvottu 50€ arvoinen tuotepaketti, voittajalle ilmoitettu.
- Kirjabingolomakkeita ei palautunut marraskuun loppuun mennessä, joten aiemmin suunniteltua palkintoa ei tarvinnut hankkia ja arpoa.
- Vuoden 2015-2016 lasten liikuttajana palkittiin Nina Viiri kylän kuusijuhlassa 50€ arvoisella lahjakortilla ja spipendillä.
- Unifitin jäsenille edullisemmin tarjoamat kahvakuulailut ovat käynnistyneet, hinta jäsenille 20€/kk (2x/vko).
- Johanna Husa-Russell/Fysioterapia ja koulutus Movitas Oy tarjoaa jäsenperheille hieronnat -10% hintaan.
- Luontainen siirtyminen koulun puolelle-palaverin hyvinvointityöryhmän tapaamisesta tehty yhteenveto, joka lähetetty hallituksen jäsenille sähköpostitse.
- Pohdintaan vielä jätettiin onko tarvetta yhdistyksen logolla varustettujen paitojen tmv tuotteiden tilaamiselle ennen media-iltaa.
- Pohdintaan vielä jätettiin kuka haluaisi huolehtia Ystävänpäivän omatoimisiin leikki- ja liikuntatreffeihin mainoksen sekä koulun piha-alueelle keksejä ja mehua tmv tarjolle.
- Hirvaan Sisusta tullut viesti käytiin läpi.

JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 3.11.2015 18:00 - 19:30

- Valittiin varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja sekä jäsenrekisterin ylläpitäjä ja tiedottaja.
- Myönnettiin tilinkäyttöoikeus puheenjohtajalle ja rahastonhoitajalle.

- Käytiin läpi yhdistyksen tämän hetkinen taloustilanne.
- Sovittiin kauden jäsenmaksusta ja muistutusviestityksestä.
- Käytiin säännöt läpi ja sovittiin tehtävistä muutoksista. Sovittiin, että puheenjohtaja toimittaa ne Patentti- ja rekisterihallitukseen sähköisesti. Sovittiin, että sihteeri välittää jatkossakin Suomen Vanhempainliiton tiedotteet jäsenistölle. Ilmoitetaan yhteystietojen muutokset Suomen Vanhempainliittoon sähköisesti.
Muut asiat:
- Sovittiin "Luontainen siirtyminen koulun puolelle"- palaveriin 10.11.15 osallistujat.
- Puheenjohtaja suunnittelee pikkujoulujen sisällön ja tekee ehdotuksen muille hallituksen jäsenille.
- Keskusteltiin kauden varainhankintavaihtoehdoista.
- Keskusteltiin päiväkodilta tulleesta hankintatoiveesta.
- Puheenjohtaja ottaa selvää haettavista olevista apurahoista.
- Jätettiin harkintaan tilataanko yhdistyksen logolla varustettuna paitoja tai esimerkiksi rintaneuloja mitä voisi myydä varainkeruumuotonakin.
- Käytiin läpi Napapiirin Panttereilta tullut tarjous mainospaikasta 2016 vuosikalenteriin. Päätettiin jättää tarjous välistä tällä kertaa.

VUOSIKOKOUS 26.10.2015 18:00 - 19:55

- Valittiin puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
- Käytiin läpi toimintakertomus ja tilit toimintakaudelta 2014-2015. Toiminnantarkistaja antoi lausuntonsa.
- Myönnettiin vastuuvapaus yhdistyksen hallitukselle sekä muille tilivelvollisille.
- Valittiin toimintakaudelle 2015-2016 puheenjohtaja sekä hallituksen jäsenet sekä varajäsenet.
- Valittiin toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.
- Hyväksyttiin talousarvio ja jäsenmaksun suuruus.
- Käytiin läpi toimintasuunnitelma ja keskusteltiin tulevista toiminnoista.




HALLITUKSEN KOKOUS 14.9.2015 16:30 - 17:20

- Sovittiin vuosikokouksen valmisteluvastuista.
- Käytiin läpi koululta, päiväkodilta ja jäsenistöltä saadut toimintatoiveet sekä ensi toimintakauden sisältöhahmotelma
- Sovittiin että haastetaan päiväkoti ja kouluikäisten perheet VIP-viikkoon (viikko ilman pelejä). Keskusteltiin sopivasta palkintosummasta/laitos.
- Valittiin pajuporon nimikilpailun suosikkinimet.
- Jäsenperheitä kauden aikana 26.
- Monitoimikerho-selvitys on tehty ja lähetetty 29.6.2015.
- Yhdistys on ilmoitettu mukaan SPR:n verenluovutuskampanjaan.
- Keskusteltu taloudesta. Mietitään varainhankintakeinoja.

Muut esille tulleet asiat:
- Marika luvannut hoitaa edelleen pihakukat päiväkodille, sovittiin budjetti.
- Kouluverkkokeskustelulle vastineeksi kirjoitettu artikkeli yhdessä Rautiosaaren Vanhempien kanssa, juttu julkaistu Uudessa Rovaniemessä 8.7.2015.
- Käytiin läpi  Perheet ja media- sekä Avoimet kylät-tapahtumien rahankäyttö.

HALLITUKSEN KOKOUS 11.5.2015 KLO 17.30 - 18.30

- Hirvaan koulun tiloissa järjestämme PERHEET JA MEDIA-koulutusillan tiistaina 26.5.15 klo18-20. Puhujiksi saatu Suomen Vanhempainliiton toiminnanjohtaja, MLL:n nuorisotyön vastaava sekä alueen koulupoliisi. Koulun sekä päiväkodin henkilökuntaa toivottu myös osallistumaan. Illan aikana mahdollisuus myös kysymyksiin ja keskusteluun toisten vanhempien kanssa. Tilaisuuden aikana tarjolla kahvia/teetä/mehua ja leivonnainen/keksi. Päätettiin hinnat. Sovittiin että Krista huolehtii hankinnat, leipomisen yms etukäteisjärjestelyt ja Anne huolehtii tapahtuman aikaisen myynnin, Heidi osallistuu siivoukseen. Tilaisuuden aikana tarjotaan jäsenperheille lastenhoito, Krista kysyy lapsenvahdit.

Päätettiin avata vy:lle op-verkkopalvelusopimus, valtuutettiin Sari huolehtimaan siihen liittyvät käytännön seikat.Kesällä emme järjestä kerhoa. Katsotaan syksyllä asiaa uudestaan.

HealthExin kanssa aiemmin tehty sopimus vanhentunut, Heidi käynyt uusimassa sopimuksen, joka voimassa vuoden  27.3.15 alkaen. Laitetaan liikuntaresepti jäsenistölle jäsenkirjeen mukana. Krista huolehtii.

Keskusteltiin avoimet kylät tapahtuman meidän mahdollisesta roolista. Päätettiin, että otamme tilaisuuteen oman pöydän jonka yhteyteen lattiabingon. Arvonta suoritetaan tietyin väliajoin. Tarkistetaan jo olemassa olevat palkinnot. Pystytetään mahdollisesti myyntipöydän läheisyyteen karkkipuu. Anne laittaa jäsenistölle viestiä. Sovittiin myytävien tuotteiden hinnat.

Alkusyksystä 2015 pyritään järjestämään VIP-viikko (viikko ilman pelejä). Krista on yhteyksissä päiväkotiin, esikouluun sekä kouluun ja kysyy millaista palkkiota eri tahot haluaisivat. Anne muotoilee VIP-viikon lomakkeen.

Keskusteltiin toteutuneesta konsertista. Todettiin sen olleen onnistunut tilaisuus.

Muut esille tulleet asiat:
- Yhdistys saanut tulevia tapahtumia ajatellen lahjoituksena mitaleja ja pokaaleja.
- Uusi jäsen liittynyt.

HALLITUKSEN KOKOUS 16.2.2015 KLO 17.30 - 18.30

Muutokset hallituksessa esitettiin ja hyväksyttiin: Pj:ksi Katjan tilalle tulee varapj Heidi seuraavasta kokouksesta lähtien. Dina väistyy pois hallituksesta. Edellä mainittujen muutosten vuoksi varajäsenistä tulee varsinaisia jäseniä.
Keskusteltiin yhdistyksen tulevaisuudesta joko omana erillisenä yhdistyksenä tai alajaostona Hirvaan yhteisessä emoyhdistyksessä. Käytiin läpi Suomen Vanhempainliitto ry:n suunnittelija Katja Repon lähettämän vastaus mahdollisessa yhdistymisessä huomioitaviin seikkoihin sekä päiväkodin ja koulun piirissä olevilta perheiltä saadut kyselyn vastaukset.
Äänestimme jatkosta. Päätettiin jatkaa toistaiseksi entisellä tavalla.

Käytiin läpi kustannukset tietojenmuutosilmoituksiin liittyen, Heidi huolehtii muutosilmoituksista. Mahdolliset sääntömuutokset päätettiin ottaa puheeksi tulevissa kokouksissa.

Käytiin läpi tulevat vuoden suunnitelmat:
- Keväisen kylän ulkoilutapahtuman järjestelyyn ei tällä kertaa osallistuta.
- Lasten konsertti toteutuu. Yhdistys kustantaa kokonaisuudessaan. Laila Ylitalo Hirvaan koululta on jo saadun tiedon mukaan ilmoittanut konserttikeskukselle lapsimääräarvion noin 100 lasta.
- Sovittiin että Krista selvittää apurahojen hakuun liittyviä asioita kevään aikana.
- Emme järjestä aiemmin ehdotettua match showta.
- Anne toimii yhdyshenkilönä koulun 3-4lk luokkaretkirahan kerääjiin jottei tule päällekkäisyyksiä mahdollisissa tulevissa tapahtumissa.
- Päiväkodilta tullut toive osallistua jollain tavalla toukokuulle suunniteltuun retkeen/kevätjuhlaan Satupolulla. Päätettiin, että emme osallistu kevätjuhlaan, vaan tarvittaessa muuhun satupolulla tapahtumaan retkeen voimme tilanteen mukaan osallistua.
- Päätettiin, että Krista ja Heidi alkavat ideoimaan 6.6.15 Avoimet kylät-tapahtuman sisältöä muiden järjestäjien kanssa yhdistyksen kasvoina.
- Keskusteltiin vanhemmille suunnatun koulutusillan/päivän järjestelyistä. Krista selvittelee vielä asiaa.
- Opiskelijoista ei ole vielä löytynyt kiinnostuneita ehdokkaita vetämään kylällä kerhoja jatkossa.

Muut asiat:
- Jäsentilanne käytiin läpi.
- Laskut lähetetty ajallaan, mukaan laitettu jäsenkirje sekä viimeisimmät Koulu ja koti-lehdet.
- Kuuseen valot hankittu ja laitettu sovitusti paikoilleen loppuvuodesta.
- Joulupukkipalvelulle ollut hyvin kysyntää.

JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 10.11.2014 KLO 17.30-18:30

Valittiin hallituksen varapuheenjohtaja, sihteeri, jäsenasioiden hoitaja sekä tiedottaja.

Myönnettiin tilinkäyttöoikeus puheenjohtajalle ja rahastonhoitajalle.

Hyväksyttiin korjattu talousarvio.

Sovittiin Joulupukkipalvelun hinnasto. Eepu huolehtii käytännön järjestelyt palveluun liittyen.

Jäsenmaksulaskutuksen huolehtii Sari, sovittiin eräpäivä.

Keskustelua toiminnan kehittämisestä ja muut asiat:

- Keskusteltiin mahdollisen hyvinvointi-illan järjestämisestä, Krista on hallituksesta yhteyshenkilönä Punttisali Hirmun suuntaan

- Päätettiin kysyä Vanhempainliitosta puhujaa Alakemijoella käymään

- Marika selvittää Tähtikortin myyntimahdollisuutta

- Pastillit tilattu päiväkodille ja esikouluun

- Dina selvittää apurahan hakemisesta kaudelle 15-16

- Päätettiin jakaa jäsenistölle Koulu ja koti-julkaisu

- Muskariin ei edelleenkään ohjaajaa ole löytynyt, yritetään kysellä löytyisikö opiskelijoista ehdokasta ohjaamaan jatkossa kerhoja kylällä

- Päätettiin kuusenvalojen budjetti, Anna-Liisa on vanhempainyhdistyksen edustaja ja yhteydessä suoraan koululle käytännön järjestelyjen suhteen

VUOSIKOKOUS 22.10.2014 KLO 18.30-19.30

Esitettiin yhdistyksen toimintakertomus, tilit ja toiminnantarkistajan lausunto edelliseltä toiminta- ja tilikaudelta. Vahvistettiin tilinpäätös ja päätettiin vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle toiminnantarkastajan lausunnon mukaisesti.

Valittiin hallituksen kokoonpano sekä toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja toimintakaudelle 2014-2015.

Vahvistettiin jäsenmaksujen suuruudeksi tällekin kaudelle 15 euroa/perhe. 

Vahvistettiin toimintasuunnitelma ja talousarvio pienin lisäyksin kuluvaa toimintakautta varten.

Päätettiin jatkaa tiedottamista samoja tiedotuskanavia hyödyntäen.

HALLITUKSEN KOKOUS 22.10.2014 KLO 17.30-18.30

Keskusteltiin vanhempainyhdistyksen ja kyläyhdistyksen entistä tiiviimmän yhteistyön mahdollisuudesta ja päällekkäisyyksien poistamisesta uusilla toimintamalleilla.

Keskusteltiin Virtaa ja virikkeitä vanhempaintoimintaan -tilaisuuden sisällöstä ja mahdollisuudesta saada uusi koulutus Rovaniemelle Vanhempainliitolta.

Keskusteltiin valojen hankkimisesta Hirvaan koulun pihan kuuseen yhdessä koulun ja kyläyhdistyksen kanssa.

Päiväkodin piha-alueen aitaremontti ja leikkimökki valmistuneet. Selvitetään ensi kesänä, hankkiiko kaupunki koulun pihalle uudet leikkivälineet.

Päätettiin kustantaa Hirvaan koulun opettajan koulutus "Apua käyttäytymiseen ymmärtämiseen ja aistihäiriöihin".

Päätettiin hankkia päiväkodin aurinkoisten ryhmään leikkikeittiöastioita.

Todettiin, että vanhempainyhdistys ei osallistu koulun joulujuhlaan 19.12. eikä päiväkodin Songan retken suunnitteluun ja toteutukseen. Päiväkotia on tiedotettu aluelautakunnalta haettavissa olevasta kuljetustuesta.

Hyväksyttiin kauden 2014-2015 talousarvio, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma vuosikokoukselle esitettäväksi.

HALLITUKSEN KOKOUS 16.09.2014 



Sähköpostite hallitusväelle välitetty ennen kokoontumista tiedoksi saatu tarjous liittyen lasten konserttiin. Päätettiin hyväksyä tarjous. Eepu on yhteyksissä tarjouksen lähettäneeseen ja sopii käytännön asioista.

Yhdistys saanut lahjoituksena maalit ja tarvikkeet ja koulun pihalaamaukset on sovitusti aloitettu osana koulun pihatalkoita. Sovittiin että selvitellään jatkossa pihaleikkivälineidenkin maalausmahdollisuuttta resurssien mukaan.

Virkistäytymispäivä lyöty lukkoon, asiasta tiedotettu. Ilmoittautumiset Kristalle.

HALLITUKSEN KOKOUS 30.8.2014 KLO 13.00-14.15

Sovittiin, että hankitaan päiväkodille ja koululle syys/talvikukat sekä xylitol-pastillit.

Hirvasojan satupolku on avattu. Toivotaan sinne paljon kävijöitä, esimerkiksi päiväkodista ja koulusta. Kävijöiden olisi hyvä laittaa merkintä satupolun alussa olevaan vieraskirjaan, jotta tiedetään kuinka paljon siellä on kävijöitä. Kehitysehdotuksia voi esittää polun jatkojalostusta ajatellen.

Hirmusta saatu tarjous virkistäytymisillasta käytiin läpi ja hyväksyttiin.

Käytiin läpi Monitoimikerhon sisältö ja budjetti, ja päätettiin kerhomaksun suuruus.

Kannustettiin osallistumaan Virtaa ja virikkeitä vanhempaintoimintaan -tilaisuuteen Rovaniemellä 4.10.2014.

Saatu VALOSA-hankkeen kysely päätettiin toimittaa eteenpäin koululle.

Sovittiin suosikokouksen ajankohta ja päätettiin siihen liittyvistä valmisteluista. Pohdittiin tulevan kauden sisältöä alustavasti. Vuosikokoukseen kutsutaan paikalle myös yhteistyötahot, toivotaan runsasta osanottoa.

Ehdotettu laitettavaksi kylän yhdistysten kustannuksella hankittavaksi koulun isoon kuuseen valot. Selvitetään hinta valoille, kysytään tarvittaessa sponsoreita.
15.9 on päiväkodin vanhempainilta, päätettiin mainostaa yhdistystä ja tulevaa vuosikokousta siellä. 

Päiväkoti pyytänyt selvittämään piharemontin etenemisestä,päätettiin olla uudelleen yhteyksissä yhdistyksen puolesta Tilaliikelaitoksen johtajaan ja ilmoittaa päiväkodille asian edistymisestä.

16.9. on Hirvaan kyläyhdistyksen kokous, johon toivotaan yhdistyksen hallituksen osanottoa. Asiana kylän yhdistysten toimintojen järkeistäminen ja turhien päälekkäisyyksien poistaminen.

HALLITUKSEN KOKOUS 10.5.2014 KLO 11.00-13.00

Hirvasojan luontopolun avajaiset järjestetään la 16.8.2014. Valittiin avajaisten ideatyöryhmään kolme hallituksen jäsentä. Vanhempainyhdistys ideoi avajaisiin yksinkertaisen, koko perheelle tarkoitetun rastitehtävän luontopolulle. Rastitehtävien teemana on satumetsä/satuhahmot. Työryhmä ottaa mielellään vastaan kaikki ideat ja ajatukset avajaisiin liittyen.

Vanhempainyhdistys huolehtii 9.8.2014 klo 13 Hirvasojan luontopolun avajaisten valmistelutalkoiden kahvitarjoilusta. Vastuuhenkilöt valitaan lähempänä. Muita kesätalkoita:

Hirvasojan siivous ja taimienvaihtoa 7.6.2014 klo 13 alkaen ja Tuomiojan siivous 14.6.2014 klo 13 alkaen.

Päätettiin pitää nukenvaatetalkoot lauantaina 24.5. klo 10-12.

Koulun työpäivä ja pihatalkoot 30.8.2014. Päiväkodin pihan kunnossapito kuuluu kaupungille. Seurataan pihan kuntoa. Päiväkodin aita uusitaan ja korotetaan ja pihan katvealueet poistetaan kesän 2014 aikana. Päiväkodin leikkimökki on tällä hetkellä käyttökiellossa. Kesän aikana leikkimökistä tehdään kuntoarvio.

Keskusteltiin päiväkodissa ja koulussa tarjottavasta ruoasta ja otetaan yhteyttä kaupungin ruokapalvelupäällikköön.

Monitoimikerhon rahoituspäätös tulee toukokuun aikana.

HALLITUKSEN KOKOUS 9.1.2014 KLO 17.40-18.30 

Käytiin läpi yhdistyksen taloustilanne.

Keskusteltiin joulumyyjäisten onnistumisesta ja jatkosta.

ELY-keskukselta haetaan apurahaa lasten harrastetoimintaan monitoimikerhoa varten kouluvuodelle 2014-2015.

Päätettiin järjestää nukenvaatetalkoot jossain vaiheessa kevättä.

Rautiosaaren vanhempien kanssa ollaan yhteydessä ja selvitellään mahdollisen tempauksen ajankohtaa ja paikkaa.

HALLITUKSEN KOKOUS 4.12.2013 KLO 18-18.43

Päiväkodille on saatu lahjoituksina hyvin lasten cd levyjä, yksi leikki uuni ja pelejä. Päiväkoti oli erittäin tyytyväinen lahjoituksiin. Nukenvaatteita ei juurikaan saatu ja niiden hankintaa/talkoilla tekemistä katsotaan uudestaan ensi vuoden alussa.

Joulumyyjäisvalmistelut hyvällä mallilla, arpajaispalkintoja on saatu runsaasti ja myytäviä tuotteita on hyvin kasassa. Päätimme myyntihinnat tuotteille ja mietimme myyjiä.

Sovittiin joulupukkipalvelun järjestämisestä.

HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 12.11.2013 KLO 18-19

Valittiin varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja sekä jäsenrekisterin ylläpitäjä ja tiedottaja.

Käytiin läpi yhdistyksen tämän hetkinen taloustilanne.

Päätettiin järjestää päiväkodille lasten cd ja nukenvaate yms lelukeräys. Lahjoitusten jälkeen harkitaan uudestaan päiväkodin esittämien toiveiden hankintatarve. Koulu ja esikoulu eivät vielä ole esittäneet uusia hankintatarpeitaan.

Jäsenperheitä tällä hetkellä 32.

Jäsenmaksun eräpäivä sovittiin.

Leikkien-lelukutsuilta päiväkodille lahjoitettu emännänlahja.

4H-yhdistyksen kanssa käynnistetty kerhotoiminta Hirvaan koululla maanantaisin. Käytiin läpi vastuuasioita. Vapaaehtoiset tervetulleita ohjaamaan vapaavalintaista toimintaa kerhoon, varavalvojia kaivataan lisää. Kaksi yhdistyksen jäsentä toimii aikuisina valvojina.

Joulumyyjäisvalmistelut jatkuvat. Valmistelujen yksityiskohdista keskusteltu.

Hirvaan joululaulutapahtuma järjestetään koululla 26.11. Päätettiin järjestää pienimuotoiset arpajaiset tapahtumassa.

Post-pikkujoulujen ajankohta alustavasti sovittu 2.1.1.

Alakemijoen kyläyhdistysten hallituksesta tuotiin terveiset, alkuvuodesta järjestetään uusi tapaaminen.

Oulun Virtaa ja virikkeitä vanhempaintoimintaan –tilaisuuteen ei tällä kertaa ehditä osallistumaan.

Nuorten Hehku-tapahtuma päällekkäin Joulunavauksen kanssa, joten ei päästä tällä kertaa osallistumaan.

Sovittiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi 4.12.

VUOSIKOKOUS 22.10.2013 KLO 18-19.05

Käytiin läpi toiminnantarkistuskertomus, vahvistettiin tilinpäätös.

Valittiin uuden hallituksen jäsenistö sekä puheenjohtaja, toiminnantarkastaja.

Sovittiin, että jäsenmaksun määrä pysyy ennallaan.

Vahvistettiin talousarvio ja toimintasuunnitelma.

HALLITUKSEN KOKOUS 22.10.2013 KLO 17.30–18.00

Hyväksyttiin talousarvio, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma vuosikokoukselle esitettäväksi.

HALLITUKSEN KOKOUS 26.8.2013 KLO 18-19

Keskusteltiin Alakemijoen kesäjuhlista, jotka pidettiin Hirvaalla. Olimme sovitun mukaisesti mukana valmisteluissa sekä juhlissa myymässä hattaroita ja popcorneja.

Päätettiin hankkia päiväkodille ja esikouluun xylitol-pastillit.

Sovittiin joulumyyjäisvalmisteluihin liittyen ideariihen Kristan luon syyskuulle.

Yhdistystoimintaan liittyvät kyselyvastaukset saatu. Kyselyjen myötä 7 uutta jäsenperhettä.

Leikkien-lelukutsut järjestetään jälleen yhdessä Rautiosaaren vanhempainyhdistyksen kanssa 18.9, kutsut järjestetään Hirvaan päiväkodilla.

Sovittiin seuraavat kokousajat.

HALLITUKSEN SÄHKÖPOSTIKOKOUS 4.6-9.6.2013

Sovittiin aktiivivanhemman palkitsemisesta. Sovittiin, että palkitsemme Harri Juntusen Hirvaan lasten liikuttamisesta lahjakortilla urheiluliikkeeseen sekä diplomilla. Harri on vetänyt (ja vetää edelleen) jääkiekkoa/jalkapalloa Hirvaan lapsille.

Hirvaan Vanhempien kustantama retki Vaattunkiin sovittiin päiväkodin toiveen mukaisesti siirrettävän vko:lle 33-34 ja se toteutetaan arki aamuna klo 8.30-12.00. Mukaan lähtee koko päiväkoti hoitajineen. Mukaan saa lähteä omalla autolla tai jos bussiin mahtuu. Bussikuljetusfirmat kilpailutettu, valittu Mikkola.

MUISTIO: IDEARIIHI HIRVAAN TAPAHTUMIIN JA KEHITTÄMISEEN LIITTYEN

6.5.2013 klo 17.30–20.00

Alakemijoen tiedotuslehteen Hirvaan kylän esittelyä ja Hirvaan tapahtumakalenteri

Hirvaan kyläyhdistys hakee kehittämis- ja toimintatukea Hirvas voi hyvin- konseptiin, joka sisältää mm. kyläkyselyn ja –suunnitelman sekä historiikin. Hirvaan Vanhemmat ry on mukana haussa.

Keskusteltiin tulevista tapahtumista: tienvarsien siivoustalkoot, Hirvasojan ja Tuomiojan talkoot, laavukirkko. Keskusteluissa nostettiin esille erilaisia ideoita tulevaisuuden tapahtumiksi: riemuhiihto koulun ladulla, Hirvaan kymppi/hölökkä/viesti, Hirvaan agility/match show, juhannuskokko, kyläkävelyt, pajuporo/hirvi esim. päiväkodin risteyksen lähettyville tai Hirvasojan kohdalle jne.

Rovaniemen kaupungille (Veli-Pekka Karjalainen) tulisi laatia kirjelmä ja sopia katselmus yhteisten alueiden (Hirvasoja, Tuomioja, pururata, jääkiekkokaukalo, leikkipuistot) hoitovastuista. Ajankohtaisia toimenpiteitä Tuomiojan tulipaikka ym, koulun pururadan raivaustyöt, päiväkodin yläpuolella olevan leikkipuiston raivaustyöt.

Otetaan uudestaan yhteyttä Rovaniemen seurakunnan Alakemijoen seurakuntapiirin nuorisotyönohjaajaan Katariina Rautioon ja pyytää nuorisoiltoja.

Keskustelua Alakemijoen kesäjuhlan sisällöstä ja käytännön toteutuksesta, vastuu-alueiden jakoa. Vanhempainyhdistys lupautunut osallistumaan apuna mainontaan, juhlaohjelmiston järjestämiseen sekä yhdessä Hirvaan marttojen kanssa kahvion organisointiin ja käytännön toteutukseen.

HALLITUKSEN KOKOUS 15.4.2013

Katja hoitaa yhdistyksen paitatilausta.

Päiväkodille toivottu yhdistyksen mainosta ja ohjeita liittymiseen.

Ranua Zoo reissun bussitarjoukset saatu, päätetty ettei nyt mennä Ranualle kustannusten vuoksi.

Päätettiin osallistua Kirppistapahtumaan su19.5 klo12-16, hoidetaan tapahtumassa kahviota. Vastuuhenkilöt sovittiin.

Dina kerää meiltä osallistujia Naisten Kymppiin 18.5.

Eepu kysyy hintoja Kuningas EI näytelmään.

Seuraava kokous yhdessä kyläyhdistyksen kanssa.

HALLITUKSEN KOKOUS 18.1.2013 17-18

Jäsenperheitä tällä hetkellä 27.

Marikan tilalle hallitukseen varajäsenksi tullut Anu.

Joulumyyjäisistä kiitos kaikille isosta työstä, päätettiin osallistua myös seuraavana vuonna myyjäisiin.

Krista valtuutettiin hoitamaan Ystävänpäivätempausta Rautiosaaren vanhempainyhdistyksen kanssa (yhteistyöllä järjestettävät Leikkien lelukutsut).

Pikkujoulut 19.1 Vaakunassa klo19, yhdistys maksaa saunavuokran.

Keskusteltiin muskarin jatkosta, ollaan yhteydessä Rovalaan.

HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 16.11.2012 KLO17-

Valittiin hallituksen keskuudesta varapuheenjohtaja sekä sihteeri, rahastonhoitaja, jäsenasioiden hoitaja sekä tiedottaja. 

Tilinkäyttöoikeudet päätettiin pitää ennallaan eli oikeus yhdistyksen puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla.

Keskusteltiin jäsenasioista. Yhdistyksestä oli kaksi eronnutta.

Keskusteltiin tulossa olevista hankinnoista, sovittiin että Kati huolehtii aiemmin luvattujen lelujen oston eskariin.

Keskusteltiin joulumyyjäisiin liittyvistä tulevista talkoiluista. Päätettiin myyjät ja valtuutettiin myyjät paikalla päättämään hinnoista.

Keskusteltiin pikkujouluista, sovittiin että yhdistys kustantaa saunavuokran (50euroa) ja osallistujat itse maksavat ruoan. Ajankohtana 19.1.13.

Keskusteltiin Joulupukkipalvelusta. Sovittiin pukin yhden käynnin hinnaksi 20euroa, josta 5 euroa yhdistykselle. Eepu ja Anu kysyvät pukkeja.

Päätettiin, että jäsenmaksut laskutetaan joulukuussa, eräpäivä 31.12.12, Krista huolehtii laskut.

Sovittiin seuraava kokousajankohta.

YHDISTYKSEN VUOSIKOKOUS 31.10.2012 17.15-

Esitettiin yhdistyksen toimintakertomus, tilit ja toiminnantarkistajan lausunto edelliseltä toiminta- ja tilikaudelta.

Valittiin hallituksen kokoonpano sekä toiminnantarkistaja ja varatoiminnantarkistaja toimintakaudelle 2012-2013.

Vahvistettiin jäsenmaksujen suuruudeksi tällekin kaudelle 15euroa/perhe.

Vahvistettiin talousarvio ja toimintasuunnitelma kuluvaa toimintakautta varten.

Päätettiin jatkaa tiedottamista samoja tiedotuskanavia hyödyntäen.

HALLITUKSEN KOKOUS 31.10.2012 klo17-17.15

Hyväksyttiin vuosikokoukselle esitettäväksi kauden 2012-2013 talousarvio, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma.

HALLITUKSEN KOKOUS 15.8.2012 klo18-19

Keskusteltiin jäsenasioista ja päätettiin, että mainostetaan yhdistystä vanhempainillassa, Sari valittiin yhteyshenkilöksi koulun suuntaan.

Saatiin apurahaa 2000€. Päätettiin perustaa pieni ryhmä, joka lyö lukkoon Monitoimikerhon ohjelman (Eepu, Katja ja Dina). Keskuteltiin myös muista kylälle saaduista kerhoista: Liikun jalkapallokerho ja kansalaisopiston kerhot.

Päätettiin, että vanhempainyhdistys tilaa ja tarjoaa päiväkodille xylitol-pastillit, Eepu huolehtii asian.

Keskusteltiin joulumyyjäisistä. Kysytään arpajaisiin lahjoituksia ja mietitään tuotteita. Krista selvittää saataisiinko jostain tonttulakkeihin trikookangasta lahjoituksena.

Ankku varaa marraskuun perjantaille saunan pikkujoulua varten.

Dina huolehtii päiväkodille syksyksi ja talveksi kukat, Anne ja Dina hakevat Kristalta perennoja aiemmin istutettujen tulppaanien vierelle istutettavaksi.

zumbaohjaajaa ei tälle toimintakaudelle saatu, kansalaisopisto aloittaa itämaisen tanssin sunnuntaisin.

Sovittiin seuraava kokousajankohta.

HALLITUKSEN KOKOUS 3.4.2012

Jäsenasiat: Kaksi uutta jäsentä saatu yhdistykseen.

Keskusteltiin Hirvaan kylän kevättapahtuman kuulumisista, tähän astisista suunnitelmista ja meidän osuudesta tapahtumassa.

Sovittiin että Dina ottaa koulun avaimen Kristan jäädessä äitiyslomalle ja huolehtii toistaiseksi ovien avauksesta.

Käytiin läpi toteutuneen lumitaidepäivän kuulumiset ja budjetti. Dina huolehtii yhteenvedon.

Keskusteltiin Kemin lumilinna-retkan kuulumisista ja tarkistettiin menot ja kulut. Yhdistys maksaa kuljetuskulujen ylittyneen osion.

Naisten kymppiin osallistumisesta keskusteltiin.

Esitetään Rovalalle kerhotoiveita syksylle: itämaista tanssia, muskaria ja temppu-/liikuntakerhoa 3-5 vuotiaille.

Sovittiin pitää seuraava kokous syksyllä.

HALLITUSEN KOKOUS 9.2.2012 KLO 18-

Keskusteltiin päiväkodille ja esikouluun hankittavien soitinten budjetista.

Päätettiin kevätkauden zumban kävijähinta, kausi alkaa 16.3.

Päätettiin jatkaa Talvifantasiaa maaliskuussa jäätaidetapahtumalla, Anne vastuuhenkilönä selvittää hintoja, päätettiin sopia tarkemmin asiasta s-postitse.

Päätettiin sähköpostilla, että haetaan Lapin Ely-keskukselta apurahaa Hirvaan monitoimikerhon järjestämiseen, keskusteltiin kerhon sisällöstä ja ajankohdasta alustavasti, apurahapäätös saadaan toukokuun lopussa.

Päätettiin lähteä mukaan Hirvaan kyläyhdistyksen kevättapahtumaan 21.4 tai 22.4. Sydänlapset tulevat myös mukaan meidän yhteistyökumppaniksi. Satu toimii meidän yhteyshenkilönä.

Luento vanhemmille: ideana päiväkodilla tapahtuva teemailta. Puhujaa ja aihetta mietittiin, mahdollisesti syksyllä, Eepu selvittää hintoja ja on yhteyksissä.

Päätettiin järjestää "post-pikkujoulut" eli vanhempien virkistäytymisilta 24.2, Ankku toimii yhteyshenkilönä ja sopii saunatilan varauksen ja tarjottavien tilauksen.

Käytiin läpi Pistä kiertoon! -kirppistempauksen tuotto, loput jäljelle jääneet tavarat huolehditaan Outin toimesta eteenpäin facebookiin myyntiin niinkuin aiemmin sovittiin. Marikalle kiitokset.

Satu oli käynyt Alakemijoen aluelautakuntamallin laajentamista koskeneessa tapaamisessa ja kertoi meille kokouksen kuulumiset.

Vanhempainliitosta oli tullut tieto koulutuksesta Oulussa, lähinnä koulun ja kodin yhteistyöstä, päätettiin ettei nyt osallistuta.

Puhuttiin kyläyhdistyksen toiveesta että meidän yhdistyksestäkin olisi edustaja heidän kokouksissaan, ehdotettu Satua ja Eepua.

Puhuttiin Leikkien-pelikutsuista, mahdollisesti järjestettäisiin tulevaisuudessa Rautiosaaren vanhempainyhdistyksen kanssa, Krista järjestelee asiaa.

Pöykkölän joulumyyjäisiin on varattu pöytä.

Päätettiin järjestää seuraava kokous 3.4 muskarin aikaan päiväkodilla.

HALLITUKSEN KOKOUS 12.1.2012 KLO18-

Käytiin läpi yhdistyksen tämän hetkinen taloustilanne: myyjäisten ja arpajaisten tuotot, Joulupukki-palvelun tuotot sekä tehdyt hankinnat (Hirvaan eskariin hankittu leluja ja pelejä sekä Hirvaan päiväkodille paloturvalliset verhot). Eskariin vielä hankinnassa jalkapallot. Päätettiin että Hirvaan päiväkodille ja eskariin hankitaan soittimia yhteensä 400 eurolla.

Jäsentilanne on tällä hetkellä 27 perhettä/kannatusjäsentä.

Käytiin läpi Talvifantasian toteutuminen ja siihen liittyneet kulut. Päätettiin, että tapahtumaa jatketaan järjestämällä lasten kanssa lumi- ja jäätaidetapahtuma maaliskuussa, koska joulun lämpimien säiden takia jää- ja lumitaidetta pystytty toteuttamaan. Aloitetaan kyselemään ohjaajaa tapahtumaan. Käytiin läpi yhteenveto mediassa olleista artikkeleista ja tiedotteista. Selvitetään koska tapahtumaan liittyvä raportti pitää olla valmis ja päätettiin, että raportin tekevät Eepu, Krista, Sari sekä Dina.

Keskusteltiin kannanotosta Muurolan lukion säilymiseen, kannanotto yhdistyksen puolelta allekirjoitettiin loppuvuodesta.

Keskusteltiin tulevista tapahtumista:

Päätettiin siirtää keskustelutapahtuma syksylle tai myöhempään. Päätettiin, että kevät-tapahtumasta keskustellaan tarkemmin seuraavassa kokouksessa.

Päätettiin että ensi joulunakin osallistutaan Joulumyyjäistapahtumaan, tällä kertaa Pöykkölässä pidettäviin myyjäisiin.

Keskusteltiin aikuisten liikunnan vaihtoehdoista ja saaduista tarjouksista kevään 2012 osalta. Kristalle annettiin täydet valtuudet hoitaa liikunta-asiat ja tehdä ilmoitus liikunnasta.

Lasten liikuntakerhoon ei saatu keväälle ohjaajaa, joten sitä ei näillä näkymin järjestetä.

Muskari alkaa 24.1, vetäjänä Harriet Urponen.

Keskusteltiin koko yhdistyksen väelle järjestettävästä virkistäytymisillasta. Ankku jatkaa selvittelyjä ja kyselee päivää.

Marika hoitaa Pistä kiertoon-kirppistempausta, joka alkaa 22.1. Tavaroita voi viedä Marikalle.

Yhdistyksen esittelypaperi on päivitetty ja raakaversio löytyy myös yhdistyksen Facebook-sivulta. Käytiin läpi kehitysehdotuksia esittelypaperin suhteen.

Kyläyhdistys oli toivonut vanhempainyhdistyksen osallistumista 24.1 pidettävään kokoukseen liittyen Aluelautakuntamallin laajentamista. Päätettiin, että Satu edustaa yhdistystä.

Muutosrekisteriin Minna esitäyttää ilmoituksen valmiiksi ja lähettää Eepulle.

Päätettiin, että seuraava kokous pidetään to 9.2 Hirvaan päiväkodilla, avaimen ja tarjoilut hoitaa Anne.

HALLITUKSEN KOKOUS 30.11.2011 klo18-

Päätettiin, että Outi alkaa hoitamaan yhdistyksen sähköpostiasioita. Muut mahdolliset roolitukset sovitaan tapauskohtaisesti.

Käytiin läpi Talvifantasiaan liittyviä talousasioita, juhlan kulkua ja käytännön asioita kuten tulevia hankintoja ja järjestelyjä. Lapsille tehdään lahjapussit, varaudutaan allergisiinkin. Varataan tarjottavaa 2oo henkilölle. Sovittiin, että Kati huolehtii elintarvikehankinnat ja Eepu kynttilät ja lyhdyt. Päiväkoti on tehnyt lasten kanssa lasilyhtyjä. Ovat myös harjoitelleet esityksiä ja tutustuneet ”metsänäyttämöön” syksyn viikoittaisten metsäretkien myötä. Muskarissa lapset ovat harjoitelleet lauluja joita esitetään. Ompelija tekee eläinvaatteita. Sirkuskoulu järjestetään lapsille, Eepu hoitaa asiaa. Sirkustelua ja esitys Talvifantasiassa. Sovittiin, että tehdään kaikki lasten kanssa jäälyhtyjä jos säät sallivat. Paikalle tulee kaksi hevosta kahdeksi tunniksi, Dina ja Katja huolehtivat. Tapahtumasta on laitettu kylän tiedotuslehti Hirvariin ilmoitus, lehti ilmestyy lähipäivinä ja jaetaan jokaiseen kotiin Hirvaalla. Ilmoitus laitetaan myös kyläyhdistyksen sähköpostilla kyläläisille sekä kylän omaan Facebook-ryhmään. Lisäksi tehdään mediatiedote sähköpostitse lehtiin ja radioon, Krista huolehtii, Eepu ja Krista huolehtivat mahdolliset haastattelut. Sovittiin, että vanhempainyhdistysväki tulee paikalle jo klo 16.30 tekemään valmisteluja, päiväkoti luvannut korjata tilaisuuden jälkeen jäljet.

Joulumyyjäiset ovat sunnuntaina 11.12 klo11-15 Kalotinlinnassa. Käytiin läpi joulumyyjäistuotteet ja sovittiin niiden hinnat. Myymään tulevat Ankku, Kati, Eepu. Myyjät huolehtivat pöydälle liinan. Minna tuo kuittivihkon ja mallin jos joku haluaa kuitin esim yrityksille. Sovittiin, että arpajaisilla on oma kassa. Krista tuo kassalippaan vaihtorahalla.

Myyjäisiin liittyen sovittiin vielä kaksi sytykeruusutalkoopäivää Minnan luona ja yksi leipomistalkoopäivä Katin luona.

Katja on huolehtinut yhdistyksen logolla varustetut paitatilaukset. Sovittiin banderollin tilaamisesta, Katja hoitaa. Tavoitteena että paidat ja banderolli olisivat myyjäisissä käytettävissä.

Päätettiin ostaa eskariin pelejä ja leikkivälineitä 250eurolla. Minna hoitaa.

Marika on varannut yhdistykselle kirppispöydän Varastotielle 26.1-31.1.2012. Lauantaina 21.1 klo12-18 voi tuoda Marikalle tavarat, jos aika ei sovi niin soittamalla voi varata ajan tavaroiden tuomiselle. Marika hinnoittelee myytävät ja huolehtii ilmoituksen päiväkodille. Jos tavaroita jää yli, niin Outi voi yrittää myydä niitä Internetissä, ylijääneet viedään Konttiin.

Keskusteltiin Joulupukkipalvelusta. Tarjolla ainakin yksi Joulupukki, hinta 25€/perhe (josta 5€ yhdistykselle), käynnin pituus noin 15min/perhe. Eepu hoitaa asiaa.

Käytiin läpi kevääseen liittyen saadut yhteydenotot ja tarjoukset liittyen aikuisten musiikkiliikuntaan. Päätettiin jatkaa selvittelyjä, Sari ja Krista hoitavat asiaa.

Keskusteltiin kevään lasten kerhotilanteesta. Eepu jatkaa suunnittelua.

Pikkujoulut tammikuussa, ehdotettiin 28.1 lauantaita. Kysytään tarjous hemmotteluillasta, Dina ja Katja huolehtivat. Jos liian kallis, Ankku kyselee saunaa.

Päätettiin, että seuraava kokous pidetään torstaina 12.1 klo18 päiväkodilla, Dina hoitaa avaimen ja tarjoilun.

HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 30.11.2011 vuosikokouksen päättymisen jälkeen

Valittiin hallituksen varapuheenjohtaja, sihteeri, jäsenrekisterin ylläpitäjä, tiedotus- ja zumbavastaava sekä rahastonhoitaja.

Päätettiin, että uudelle puheenjohtajalle lisätään tilinkäyttöoikeus.

Päätettiin, että seuraava kokous pidetään keskiviikkona 30.11.2011 päiväkodilla. Sovittiin alustavasti mitä asioita kokoukseen tulisi sisältymään.

VUOSIKOKOUS 31.10.2011 klo18

Vahvistettiin tilinpäätös edellisestä tilikaudelta sekä päätettiin vastuuvapauden myöntämisestä yhdistyksen hallitukselle ja muille tilivelvollisille

Valittiin kaudelle 2011-2012 hallitukseen puheenjohtaja sekä muut jäsenet ja varajäsenet, toiminnantarkastaja sekä varatoiminnantarkastaja.

Vahvistettiin kauden 2011-2012 jäsenmaksun suuruudeksi 15€/perhe. Minna huolehtii laskutuksen.

Vahvistettiin talousarvio ja toimintasuunnitelma kuluvaa toimintakautta varten.

Päätettiin jatkaa tiedottamista hyväksi havaittuja tiedotusväyliä hyödyntäen.

HALLITUKSEN KOKOUS 31.10.2011 klo17.30

Hyväksyttiin kauden 2011-2012 talousarvio, kauden 2010-2011 toimintakertomus ja kauden 2011-2012 toimintasuunnitelma vuosikokoukselle esitettäväksi.

Käytiin läpi päiväkodille lahjoitettavia paloturvallisia verhoja koskeva tarjous. Minna esitteli tehdyn suunnitelman verhojen ulkonäöstä ja kertoi, että verhojen toimitusaika on 2-3 viikkoa. Sovittiin, että tilaus tehdään perjantaina.

Keskusteltiin Talvifantasiaan liittyen elän hahmo-pukujen teettämisestä.

Puhuttiin keväästä, muskari päättyy tämän vuoden jouluun. Suunnitellaan lasten kerhoa, esim taidetta tai liikuntaa. Eepu selvittää asiaa Rovalan kanssa.

Krista esitteli alustavan version logosta, keskusteltiin ja sovittiin että logoa vielä kehitellään.

HALLITUKSEN KOKOUS 28.9.2011 klo 18

Tällä hetkellä on 26 perhettä jäsenenä. Mietittiin jäsenetuja.

Sari oli lähettänyt tilipäätöksen ja taseen kaikille hallituksen jäsenille etukäteen sähköisesti. Käytiin ne läpi kokouksen aikana.

Minna on tehnyt luonnoksen toimintakertomuksesta, joka käytiin läpi. Minna tekee toimintakertomuksen.

Sari oli lähettänyt kaikille talousarvion etukäteen. Sari tekee vielä korjauksia siihen.

Keskusteltiin sopivasta zumba-ohjaajasta. Mietittiin myös, että joku yhdistyksestä kävisi koulutuksen. Selvitetään asiaa.

Keskusteltiin päiväkodin parkkipaikkatöistä ja sovittiin, että Eepu laittaa sähköpostia asiasta yhdistyksen nimissä.

Keskusteltiin Pilkkoset -sukkamyyntitilanteesta. Ollaan tilattu näytekassit, joita kierrätetään eteenpäin. Sukat voi maksaa tilille, Minnalta saa viitenumeron.

Keskusteltiin joulumyyjäisiin tehtävistä tuotteista. Päätettiin pitää myös pienarpajaiset.

Puhuttiin Joulufantasia-tapahtuman sisällöstä ja tarjoilusta. Päätettiin varata kaksi islanninhevosta paikalle. Dina sopii asiasta. Vanhempainyhdistyksen tulee tehdä päähineitä lasten kanssa, vaatteita, lahjapusseja (piparit, karkki) ja jäähdyttää lyhtyjä.

Marika ehdotti että varattaisiin kirpputorilta Varastotieltä pöytä. Mietittiin vuoden alusta pöytää. Marika organisoi asiaa.

28.10. koululle on tulossa naamiaisjuhla koululaisten järjestämänä.

Päätettiin järjestää postpikkujoulut, Ankku organisoi ja tiedottaa.

Eepu ehdotti että valittaisiin virkistysvastaava, koulutusvastaava, yhteiskuntavastaava sekä viestintävastaava. Mietitään uuden hallituksen kanssa.

Päätettiin ottaa Kaiverrus Kalliolta v-kauluspaita. Logo puuttuu vielä. Järjestellään asiaa.

Keskusteltiin seuraavan hallituksen mahdollisesta kokoonpanosta, tavoitteena saada muutama uusi hallituksen jäsen.

Pidetään vuosikokous ma 31.10 klo 18.00. Kysytään kokouspaikaksi koulua. Kutsutaan myös muita kokoukseen ja järjestetään paikalle lastenvahti. Minna hoitaa kutsut.

HALLITUKSEN KOKOUS 28.8.2011 klo 16

Päivitettiin taloustilanne ja keskusteltiin alustavasti jäsenmaksun suuruudesta.

Lasten talvifantasia järjestetään torstaina 15.12. yhdessä päiväkodin ja eskarin kanssa. Eepu koordinoi ja tiedottaa asiasta.

Zumbaan ohjaajaksi saatiin syyskaudelle Maria Kuvaja, päätettiin syyskauden maksujen suuruus ja keskusteltiin käyntimääristä.

Joulumyyjäisiin osallistutaan. Krista koordinoi ja tiedottaa. Päätettiin pitää talkoot ruusujen tekemiseen 1. tai 2.10. Päätettiin, että myyjäisten tuotto käytetään päiväkodille mm. soittimien hankkimiseen.

Päätettiin teettää yhdistykselle banderolli ja t-paidat. Katja selvittää asiaa. Eepu pyytää päiväkotia tekemään lasten kanssa logoehdotuksia hirvenpäästä.

Keskusteltiin päiväkodin valokuvauksesta.

Muskari alkaa 15.9. Eepu kysyy muskarilaisilta esitystä Talvifantasiaan.

Vanhempainyhdistys esittäytyy päiväkodin vanhempainillassa 14.9. klo 18, Minna hoitaa kahvituksen.

Tutustuttiin Pilkkoset-esitteeseen ja päätettiin tilata viisi näytepussia. Tuotteiden myynti aloitetaan heti esittelypussien tultua.

Päätettiin, että Eepu menee Käpymetsän päiväkodille kertomaan vanh.iltaan vanhempainyhdistystoiminnasta.

Minna vie paloturvallisista verhokankaista näytteet ja päiväkoti päättää mitä hankimme.

Keskusteltiin xylitol-puristeiden yhteistilauksesta. Minna hoitaa.

Eepu esitteli kuvia uudesta parkkipaikkasuunnitelmasta. Pohdittiin luistinradan mahdollisuutta lähiliikuntapaikalle.

Päätettiin että Dina ostaa päiväkodille syys/talvikukkia.

Keskusteltiin Hirvaan Kympin ajankohdasta ja juoksulenkkeihin osallistumisesta.

Päätettiin seuraavan kokouksen ajankohta ja että kokoukseen pyydetään lastenhoitaja.

ENSIMMÄISEN TOIMINTAKAUDEN PÄÄTTÄJÄISET JA HALLITUKSEN KOKOUS 1.6.2011 KLO18-20.20

Käytiin läpi yhdistyksen taloustilanne. Päätettiin, että yhdistys sponsoroi päiväkodille xylitol-puristeista noin 100€, lisäksi verhot hankitaan syksyllä.

Saatiin 1500€ apuraha lasten Talvifantasian järjestämiseen. Aloitetaan suunnittelu kesälomien jälkeen ja syksyllä pukujen ja päähineiden teko. Päivämääräksi ehdotettiin to 15.12.

Keskusteltiin Liikkumishaasteesta, mahdollisesta yhteistyöstä Lapin Nukketeatteri-yhdistyksen sekä Lapin Sydänlasten kanssa.

Sovittiin, että mietitään mahdollista syys-/elonkerjuutapahtumaa ensi vuonna uudelleen.

Sovittiin, että muistetaan palaneen talon perhettä sitten, kun perhe muuttaa takaisin.

Yhdistys on hyväksytty 27.3.11 Suomen Vanhempainliiton jäseneksi.

Sovittiin, että muistamme Kerttua rintakorulla hänen siirtyessään muualle päiväkodin johtajaksi.

Joulumyyjäisiin on innostusta, Krista koordinoi. Järjestetään leipomistalkoita.

Muskari jatkuu syksyllä.

Keskusteltiin toiminnan avoimuudesta ja sovittiin, että Minna laittaa viestiä kaikille jäsenille.

Seuraava kokous pidetään ke 24.8 Minnalla.

Hallituksen kokous pidetään myös viikolla 38, käydään läpi tilit, toimintakertomus ja –suunnitelma.

Vuosikokous on lokakuussa.

HALLITUKSEN KOKOUS 22.3.2011 klo 17.30-

Tapahtumiin osallistuneet kertoivat menneistä tapahtumista.

Käytiin läpi yhdistyksen talousasioita: valokuvauksen rahaliikenne, zumba-tulot sekä Hirvaan kyläyhdistyksen vuosikokouksen kahvitus.

Todettiin, että tilitykset voidaan tehdä tästä lähtien viitenumeroa käyttäen. Viitenumeroita saa Minnalta.

Lauantaina 26.3. klo 12- laavulla on Ulkoilutapahtumaan liittyen talkoot. Minna lähettää tiedon jäsenille. Eepu on yhteyshenkilönä. Arpajaiset: Arpoja on 100kpl, 1 € /arpa.

Päätimme alkaa yhteistyökumppaniksi HealthEx:in kanssa syksyllä 2011. Minna on yhdyshenkilönä.

Hirvaan Vanhempien näkyvyys: Omat Internetsivut ovat valmiit. Useisiin lehtiin on laitettu juttutoivetta yhdistykseen ja zumbaan liittyen, tähän mennessä vain Uusi Rovaniemi on vastannut. Olemme ”juttujonossa”.

Päiväkodin seinänmaalaus ja verhot on selvityksen alla.

Eepu on lähettänyt viestiä kansalaisopistoille kerhotoimintatoiveista. Rehtori lupasi ottaa toiveet huomioon.

Käytiin läpi toimintaideoita:

KEVÄT-KESÄ:
- Kyläyhdistyksen perinteisen tienvarsien siivoustalkoiden yhteyteen ehdotettu pyörien huoltoa. Eepu ehdotti, että kylän teinejä voitaisiin kysyä tekemään pyörien keväthuolto pientä korvausta vastaan. Asiaa kehitellään.
- Liikuntahaaste kyläläisille. Zumban päätyttyä jatkamme kuntoilua sunnuntaisin pyöräilyn, kävelyn, juoksun jne. merkeissä.
- Eepu ehdotti Hirvaan läpijuoksutapahtuman järjestämistä syyskesällä. Asiaa kehitellään.
- Ehdotettiin, että järjestettäisiin tempaus auttamalla vanhainkodin vanhuksia ulkoilemaan. Asiaa kehitellään.


SYKSY:
- Jumppamarathon: mahdollisesta jumppapäivästä keskustelu, useampi jumppa peräkkäin (zumbaa, aerobickiä, venyttelyä jne.) Asiaa kehitellään.

Muut asiat:
- Jussilanvaaran laavun ehostustalkoot. Rauski ja Ykä kartoittavat kaupungilta remonttitarvikkeiden saantia ja kutsuvat talkooväen kokoon.
- Ehdotettiin, että otamme osaa Vuoden Lappilainen kylä -kilpailuun tulevaisuudessa. Asia jätetään pohdintaan.

Naisten illan 9.4. käytännön järjestelyt:
- Arpajaiset: Arpoja 150 kpl, 2 € /kpl.
- Suunnittelupalaveri 3.4. klo 17.30 Hirvaan koululla. Tuolloin listataan jokaisen vastuualueet.

Seuraava hallituksen kokous 29.4.2011 saunaillan merkeissä. Naistenillassa mahdollisesti jäävät rahat käytetään tarjoiluun. Paikka ja tarkempi aika ilmoitetaan myöhemmin.

HALLITUKSEN KOKOUS 20.2.2011 klo 17.30-

Keskusteltiin maaliskuun ulkoilutapahtuman ja Naisten illan käytännön järjestelyistä

Lapin Taidetoimikuntaan lähetetty anomus ei mennyt läpi. Suomen Kulttuurirahaston Lapin rahastoon lähetettyyn hakemukseen saadaan päätös huhtikuussa.

Lapinyhdistysnetti.fi sivustot on avattu. Krista laittaa sinne tiedot yhdistyksestämme, sivustot ovat ilmaiset. Krista on lähettänyt paikallisiin lehtiin juttuaihe-ehdotukseksi jutun Zumbastamme. Sovittiin että Krista laittaa ehdotuksen myös muihin lehtiin.

Yhdistyksen toimintakalenteri käytiin läpi ja hyväksyttiin.

Ehdotettiin, että Zumban loputtua jatketaan liikkumista yhdessä. Jokainen voisi vuorollaan vetää liikuntatapahtuman. Päätettiin, että esitetään Liikkumishaaste kyläläisille ja tehdään siitä mainos seuraavaan Hirvariin.

Tiedotettiin Zumban tuloista ja puhuttiin valokuvauksen rahaliikenteen hoidosta.

Minna tilaa Xylitol-puristeita ja toimittaa päiväkodille sitten kun siellä on tarvetta.

Rautiosaaressa ollaan pian rekisteröimässä oma vanhempainyhdistys. Kannatetaan yhteistyötä.

Sari kysyy päiväkodin maalaamisesta.

Ehdotetaan päiväkodille enemmän liikuntaa ja keväällä hiihtoa.

HALLITUKSEN KOKOUS 02.02.2011 klo 17:30-

Ilmoitusasioita:

-17.1.11 yhdistys rekisteröitiin.

- Keskusteltiin käytössä olevasta rahatilanteesta.

- Saatiin heijastinnauhoja Rahtareilta ja ne on toimitettu päiväkodille.

Ulkoilutapahtuma pidetään sunnuntaina 27.3, kyläyhdistys toimii varsinaisena järjestäjänä.

Lapsille tehdään seikkailurata, joka rahoitetaan lasten arpajaisilla. Kysytään liikunnan ohjaaja-harjoittelijoita vetäjäksi. Ehdotettu lapsille hiihtolatua, ladon hyödyntämistä seikkailuradassa, lumipallon tarkkuusheittoa sekä leikkivarjon kanssa tehtäviä leikkejä.

Hirvaan koulun tilanteesta keskusteltiin. Koulua voi käyttää monipuolisesti ja tehokkaasti toimintaan. Luistelukaukalon pukukoppiin on mahdollista saada avain.

Suunnitteilla on joulufantasia, johon haetaan rahoitusta.

Kaupungin kulttuuritoimestakin olisi mahdollisuus hakea rahoitusta, selvitetään asiaa.

Lapin Kansaan on lähetetty ehdotus juttuaiheesta liittyen vanhempainyhdistykseen.

Kristalle päätettiin antaa vapautus zumbamaksusta.

Naistenilta pidetään lauantaina 9.4.2011 Hirvaan koululla zumbalaisille klo 16–20. Edustajat voisivat tulla klo15 paikalle. Edustajilta peritään 10€ pöytämaksu. Sovittiin alustavasti työnjaosta käytännön asioiden selvittämisen suhteen. Sovittiin, että 18.2. mennessä käytännön järjestelyasiat on selvitettynä.

Mainoksia on riittävästi seuraavaa Hirvaria varten. Juttuja tarvitaan 2-3 lisää. Päätettiin, että Krista ja Katja ovat vanhempainyhdistyksen edustajia Hirvarissa.

Keväthiihtoretki Jussilanvaaran laavulle pidetään lauantaina 19.3. Minna ostaa makkarat ja mehun. Lähdetään koululta klo 14. Laavulla on tulet klo 14–16. Tehdään mainos tapahtumasta.

Kartoitetaan muitakin mahdollisuuksia alle kouluikäisten liikunnasta kuin DecoSport ry ja pyritään järjestämään liikuntaa koululla syksyksi päiväkotilaisille. Minna on yhteyshenkilönä.

Kokoonnutaan yhdessä luistelemaan sunnuntaisin. Paikalla on tarjolla myös ohjausta. Katja järjestää asiaa.

Kysellään tarkemmin päiväkodin verhojen tarpeesta ja odotetaan apurahapäätöstä (verhojen painanta taidepajassa).

Todettiin, että yhdistyksellä ei ole resursseja järjestää tai hoitaa luistelukenttää päiväkodille.

Päiväkoti on suunnittelemassa kevätretkeä Vaattunkikönkäälle 17.5.2011 klo16. Yhdistys pitää paikkaa kaukaisena. Toisaalta reitti voi olla vielä huonokuntoinen toukokuussa. Minna on yhteydessä päiväkotiin.

Kuulostellaan milloin uutta Liikuttajakoulutusta järjestetään.

Sari kirjaa jäsenmaksusuoritukset jäsenrekisteriin. Jäsenkaavakkeisiin lisätään tilinumero.

Minna selvittää lasten valokuvausmaksuliikenteen järjestämis-asiaa.

Lastenhoitajan palkka kokousten ajalta maksetaan yhdistyksen tililtä. Minna kysyy hoitajilta voiko heidän yhteystietoja välittää hoitoa tarvitseville.

HALLITUKSEN KOKOUS 11.1.2011 klo 18:00-20:20

Yhdistyksen rekisteröinti ei mennyt läpi vaan pyydettiin lisäselvityksiä rekisterihakemukseen. Käytiin läpi kommentit. Hyväksyttiin tarkennukset sellaisenaan.

Pankkitili on avattu, tilinumero ilmoitetaan hallituksen jäsenille sähköpostitse. Käyttöoikeus on rahastonhoitajalla tai puheenjohtajalla.

Jäseniä yhdistyksellä on tällä hetkellä 25. Jäseniä on tullut lisää. Jäsenpostiin lähetetään myös kuulumisia. Eepu ja Minna päivittävät jäsenrekisterin. Tiedotuksesta vastaa Krista.

Perhepäivähoitoon etsitään uutta sijoituskotia.

Koulun säilymistä päätettiin käsitellä tarkemmin seuraavassa kokouksessa.

Apurahaa on haettu taidepajan järjestämiseen sekä muskariin soittimien hankkimiseksi.

Zumban tulot ja menot viime kaudelta sekä alustava arvio tulevasta kevätkaudesta käytiin läpi kokouksessa.

Päätettiin järjestää naistenilta huhtikuussa. Käytännön järjestelyistä sovitaan seuraavassa kokouksessa.

Vanhempainyhdistys päätti tarjota kyläyhdistykselle apua kylälehti Hirvarin toimitukseen liittyen. Päätettiin kerätä seuraavaan lehteen mainoksia.

Päätettiin osallistua Hirvaan ulkoilutapahtumaan järjestämällä toiminta-tapahtuman lapsille (esim. seikkailurata, kotieläinsilitys) sekä lasten arpajaiset, josta tuotto vanhempainyhdistykselle.

25.–27.2. ja 18.–19.3. järjestetään liikunnanohjaajakoulutusta Rovaniemellä. Päätetään seuraavassa kokouksessa kustantaako yhdistys yhden jäsenen koulutukseen.

Päätetään Jussilanvaaran laavuretken päivä seuraavassa kokouksessa.

Tiedoksi, että Deco Sport ry järjestää liikuntakerhon kevätkaudella 2011 3-6 -vuotiaille. Kiinnostusta saada kesäksi toimintaa jatkossa, selvitetään asiaa.

Käsiteltiin valokuvauksen rahaliikenteen käytännön järjestelyjä. Päätettiin, että kuvien mukaan laaditaan maksupaperi ja eräpäivä.

Päätettiin siirtää aiemmin ehdotetun kevät-tapahtuman ajankohtaa. Pidetään tapahtuma elokuun puolivälissä nimellä ”syys-/elonkerjuumarkkinat”.

Muskari jatkuu, Rovala hoitaa.

Päätettiin kerätä toiveita kansalaisopistolle seuraavalle lukuvuodelle, huolehditaan toivomuslista päiväkotiin ja kyläyhdistyksen sähköpostiin.

Toivotaan, että päiväkoti ilmoittaa kun Xylitol-pastillit loppuvat. Yhdistys hoitaa tilaukset ja rahat kerätään kaksi kertaa vuodessa.

Kysytään RAMKin opiskelijoita maalaamaan päiväkotiin ja toivotaan satuhahmoja yms. Kysytään maaleja Skanskalta.

Päätettiin, että päiväkoti voi ostaa verhot vanhempainyhdistyksen laskuun.

Päätettiin, että otetaan myyntiin Pilkkoset-sukkia.

Haetaan Suomen kulttuurirahaston apurahaa. Suunnitellaan joulufantasiatapahtuma, joulurauhan julistus, puuronsyönti, jääntyöstö.

HALLITUKSEN KOKOUS 16.9.2010 18.30 –

Ilmoitusasiat:

- Päiväkodin kukkapenkit on käyty aitaamassa turvallisuuden vuoksi.

- Rekisteröinti on kesken.

Päätettiin tehdä mainos toiminnasta päiväkodin vanhempainiltaan. Rekisteriseloste laaditaan.

Käytiin läpi valokuvauskilpailutuksen aikana saadut tarjoukset ja valittiin kuvaaja.

Kukkasipulien istutustalkoot pidettiin 10.9.2010. Tapahtuma onnistui erinomaisesti.

Pohdittiin tulevia tapahtumia ja toimintaa:

- Vanhempainyhdistys esitellään vanhempainillassa 29.9.2010. Tarjotaan mahdollisuutta suorittaa jäsenmaksu käteisellä. Eepu tekee mainokset. Illan aikana hoidetaan kahvitus, vapaaehtoinen kahvimaksu. Ehdotetaan päiväkodille nimi- ja kuvalistaa henkilöstöstä ja vanhempainyhdistyksen hallituksen jäsenistä seinälle. Toivotaan kehityksen kansiota lapsista. Selvitetään onko henkilöstöllä riittävä ensiapukoulutus sekä onko ensiapukaapin sisältö kunnossa.

- Esitetään puurojuhlaa pidettäväksi koululla 1.12. Muskarilaiset esiintyisivät juhlassa. Joulukirkkoa myös ehdotetaan.

- Pikkujoulu pidetään 3.12.

- Suunnitellaan joulumyyjäistapahtumaa omalle päiväkodille tai perinteisiin joulumyyjäisiin osallistumista jouluksi 2011.

- Suunnitellaan retkeä Jussilanvaaran laavulle kevättalvelle.

- Suunniteltiin keväälle toimintapäivää koululle: pihakirppis, lasten taidenäyttely, poliisin/ rajavartijan/ palomiesten vierailu päiväkodin pihalla,taimien vaihtoa yms. Ehdotettiin myös ”orjamarkkinoita”, jossa huutokaupataan hallituksen jäsenten työtä esim. kahdeksi tunniksi kerrallaan. Huutokaupalla kerättäisiin varoja yhdistyksen toimintaan.

- Keskusteltiin ”Motivoi murkku”-ideasta, mm. säännölliset ”murkkujen elokuvaillat pihan ja päiväkodin lähiliikunta-alueen siistimisen palkaksi ja graffitiseinä murkuille

- Mietittiin omaa roskista metsän leikkipuistoon.

- Keskusteltiin ohjatusta liikunnasta vanhemmille ja lapsille. Keskusteltiin mahdollista salivuoroista ja lasten jääkiekosta/luistelusta talvella.

- Puuttuvien turvaliivien hankinta jatkuu. 20 liiviä on saatu, 30 puuttuu.

- Xylitolpuristeet edelleen maksulliset. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa vanhempainyhdistys tilaisi puristeet ja hoitaisi rahaliikenteen.

- Kutsutaan asianomaisia avainhenkilöitä tutustumaan vanhempainyhdistyksen toimintaan.

- Osallistutaan ulkoilutapahtumaan mahdollisuuksien mukaan.

Keskusteltiin yhdistyksen taloudesta:

- Selvitetään kaupunginavustuksia ja seurataan apurahahakuja.

- Mietitään tapauskohtaisesti yhdistyksen tulojen kohdentamista, tarjotaan ainakin pieniä etuja jäsenille.

- Talousarvio esitettiin ja hyväksyttiin.

Pohdittiin yhdistyksen tiedotusasioita, ehdotettiin omia sivuja Internettiin ja mietittiin logo-asiaa.

Esitettiin, että lapset voisivat suunnitella logoa ja työ annettaisiin yliopiston opiskelijalle. Nettiin tehdään omat sivut.

Minna Numminen on ilmoittanut eroavansa Hirvaan Vanhempien hallituksesta aikapulasta johtuen. Hallitusta täydennettiin valitsemalla Krista Saijets hallitukseen.

Puheenjohtaja esitteli toimintasuunnitelman, joka hyväksyttiin.

HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 20.5.2010 klo19.30-

Hallitus valitsi keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja jäsenrekisterin ylläpitäjän.

Pankkitilin avattiin ja tilinkäyttöoikeus myönnettin puheenjohtajalle ja rahastonhoitajalle.

Päätettiin rekisteröidä yhdistys yhdistysrekisteriin ja laittaa jäsenhakemus Suomen Vanhempainliittoon.

VANHEMPAINYHDISTYKSEN PERUSTAVA KOKOUS 20.5.2010 klo18.00-

Kokous päätti perustaa Hirvaan Vanhemmat ry nimisen yhdistyksen ja rekisteröidä sen.

Kokous hyväksyi säännöt. Hallitukselle annettiin valtuudet sääntöjen korjaamiseen tarvittaessa Yhdistysrekisterin vaatimusten mukaisesti.

Yhdistyksen puheenjohtaja ja hallituksen muut jäsenet sekä tilintarkastaja ja varatilintarkastaja valittiin. Päätettiin, että hallituksen jäsenille sekä tilintarkastajalle ei makseta palkkioita.

Jäsenmaksun suuruus päätettiin kuluvalle tilikaudelle (1.8.–31.7.)

Päätettiin, että jäseneksi liittymiseen riittää yhteystietojen (nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) antaminen jollekin hallituksen jäsenelle ja jäsenmaksun maksaminen. Jäseneksi liityttäessä annetaan myös mahdollinen lupa antaa yhteystiedot muille yhdistyksen jäsenille.